กระแสของมาตรฐานเปิดและการทำงานร่วมกันของเทคโนโลยีต่างๆ รวมถึงมาตรฐานของรูปแบบเอกสารใดๆ ก็ตามที่ผลิตจากโปรแกรมต่างๆ ในปัจจุบัน ซึ่งรวมถึงโปรแกรมที่มีการใช้งานอย่างกว้างขวางอย่าง ไมโครซอฟท์ ออฟฟิศ 2007 จะมีพื้นฐานอยู่บนรูปแบบไฟล์มาตรฐาน XML ซึ่งรูปแบบไฟล์ชนิดนี้แตกต่างจากมาตรฐานในอดีตอย่างรูปแบบรหัสฐานสอง (Binary) ที่ใช้ในโปรแกรมออฟฟิศเวอร์ชั่นก่อนๆ
รูปแบบไฟล์ใหม่นี้เรียกว่า Open XML ที่ได้มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องมากว่า 10 ปี ซึ่งเป็นข้อได้เปรียบอย่างมหาศาลแก่นักพัฒนาระบบและโซลูชั่น รวมทั้งประโยชน์อันจะเกิดแก่ผู้ใช้ทั่วไปรวมทั้งองค์กรทุกระดับชั้น ทั้งนี้ประโยชน์ที่ได้จากการใช้เอกสารในรูปแบบ Open XML มีมากมาย ซึ่งสามารถกล่าวโดยสรุปได้ดังนี้ - สามารถใช้งานอย่างแพร่หลายและไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย รูปแบบไฟล์ Open XML มีพื้นฐานอยู่บนเทคโนโลยี XML และ ZIP ซึ่งสามารถใช้งานได้อย่างกว้างขวาง คุณลักษณะของรูปแบบและโครงร่างที่ว่านี้จะได้รับการเผยแพร่และเปิดให้ใช้โดย ไม่มีค่าใช้จ่ายภายใต้การมอบลิขสิทธิ์แบบเปิด (Open Licensing Terms) โดยมีการกำหนดให้เป็นแบบ “ปลอดการฟ้องร้องสิทธิ์” (Covenant not to sue) ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อการพัฒนาต่อยอดของนักพัฒนาซอฟต์แวร์ทั่วโลก - เป็นมาตรฐานกลางที่ทำให้เกิดการใช้งานร่วมกัน เมื่อมาตรฐาน XML กลายเป็นหัวใจหลักของรูปแบบไฟล์ชนิด Open XML ก็จะช่วยให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างโปรแกรมต่างๆ ภายในองค์กรกลายเป็นเรื่องง่าย และโซลูชั่นต่างๆ สามารถเปลี่ยนแปลงเนื้อหาภายในเอกสารหรือสร้างเอกสารใหม่ทั้งหมดได้โดยใช้ เครื่องมือและเทคโนโลยีที่ใช้งานร่วมกับ XML โดยที่ไม่ต้องเปิดโปรแกรมออฟฟิศขึ้นมาแต่อย่างใด ผู้ใช้สามารถผนวกข้อมูลรหัส XML เข้าไปอยู่ใน Schema ของเอกสารในรูปแบบ Open XML ได้ และเพื่อให้เกิดความร่วมมือจากทุกภาคอุตสาหกรรมรูปแบบ Open XML จึงได้รับการเสนอเข้าสู่ ECMA International เพื่อรับรองเป็นมาตรฐานสากลและการใช้งานที่ยั่งยืนต่อไปในอนาคตและคาดว่าจะ ได้รับการรับรองเป็นมาตรฐานระดับ ISO ต่อไป - มีความเข้ากันได้ในการใช้งานและเสถียรภาพในการใช้งาน เป้าหมายหลักของรูปแบบไฟล์ชนิดนี้คือ การสร้างความเข้ากันได้ในการใช้งานร่วมกันของเอกสารปริมาณนับล้านๆ ที่อยู่ในรูปแบบไฟล์มาตรฐานต่างๆ ที่มีการใช้งานกันอยู่ในโลก โดยไม่ต้องยุ่งยากกับการแปลงรูปแบบเอกสาร ทั้งนี้ซอฟท์แวร์เวอร์ชั่นเก่าสามารถติดตั้งเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อให้รอง รับการใช้งานรูปแบบไฟล์ใหม่นี้ได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ Open XML ยังได้รับการออกแบบมาลดความเสี่ยงของการสูญหายของข้อมูลเนื่องมาจากไฟล์เสีย หายหรือไม่สมบูรณ์ เอกสารที่สร้างหรือได้รับการเปลี่ยนแปลงโดยโปรแกรมนอกเหนือจากออฟฟิศนั้นมี โอกาสที่จะเสียหายน้อยลง เนื่องจากโปรแกรมออฟฟิศได้รับการออกแบบให้สามารถกู้คืนเอกสารได้สมบูรณ์มาก ขึ้นโดยใช้มาตรฐาน Open XML - ด้านประสิทธิภาพ รูปแบบไฟล์ Open XML ใช้เทคโนโลยี ZIP และการบีบอัดเพื่อเก็บไฟล์ไว้ในระบบ รูปแบบของการบีบอัดซึ่งช่วยประหยัดเนื้อที่ได้มากเนื่องจากสามารถลดเนื้อที่ การจัดเก็บข้อมูลบนฮาร์ดดิสก์และลดแบนด์วิดท์ที่ต้องใช้เพื่อการถ่ายโอน ข้อมูลผ่านระบบเครือข่าย รวมถึงการส่งข้ามเครือข่ายด้วย นอกจากนี้รูปแบบไฟล์ใหม่นี้ได้ถูกออกแบบมาเพื่อไม่ให้เกิดการแย่งช่องทางการ ทำงานระหว่างงานต่างๆ ซึ่งเมื่อเทียบกับรูปแบบชนิดฐานสอง (Binary) เดิมแล้วนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่ากันอย่างเห็นได้ชัด - ความสามารถด้านความปลอดภัย การใช้งานที่กว้างขวางของ Open XML สามารถเปลี่ยนแปลงไปสู่ไฟล์ที่มีการรักษาความปลอดภัยสูงและโปร่งใส ผู้ใช้สามารถใช้งานเอกสารต่างๆ ร่วมกันอย่างมั่นใจขึ้น เนื่องจากข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจ เช่น ชื่อผู้ใช้ ความคิดเห็น และเส้นทางของการไหลเวียนของข้อมูลสามารถค้นหาได้ง่ายและลบออกได้ง่ายเช่น เดียวกัน ไฟล์ที่มีเนื้อหาข้อมูล เช่น OLE objects หรือ Visual Basic for Applications (VBA) code ก็สามารถกำหนดสิทธิ์ไว้เพื่อการใช้งานพิเศษได้ เอกสาร ต่างๆ คือเครื่องมือที่เป็นสื่อกลางในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างผู้คน ซึ่งมีทั้งรูปแบบเอกสารสิ่งพิมพ์และรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งรูปแบบของเอกสารมีบทบาทสำคัญในการช่วยเหลือให้ผู้ใช้คอมพิวเตอร์สามารถ แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน เมื่อรูปแบบของเอกสารได้รับการ เผยแพร่ให้ใช้ร่วมกันกับโปรแกรมและแพลตฟอร์มต่างๆ ผู้ใช้ก็จะมีความสามารถในการติดต่อสื่อสารกับผู้อื่นได้ง่าย ทั้งนี้รูปแบบเอกสารในปัจจุบันเช่น .PDF, .DOC, .TXT และอื่นๆ ดูเหมือนว่าจะใช้เพื่อเป็นมาตรฐานได้ เพราะแต่ละรูปแบบต่างได้รับความนิยมในการใช้งานอย่างแพร่หลาย เช่นเดียวกับมาตรฐานรูปแบบ HTML รูปแบบเอกสารเหล่านี้คือสื่อกลางในการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เหมาะสมที่สุด เพราะผู้ส่งเอกสารคาดหวังได้ล่วงหน้าว่าผู้รับจะสามารถรับเอกสารและเปิดอ่าน ได้ ปัจจุบันนี้องค์กรทั้งส่วนของภาครัฐและภาคธุรกิจพยายามที่ จะสนับสนุนการใช้รูปแบบไฟล์ที่สามารถใช้งานจากแอพพลิเคชั่นหลายๆ ตัวได้ เพื่อให้เกิดความสามารถในการใช้งานร่วมกันระหว่างแอพพลิเคชั่นและแพลตฟอร์ มที่นับวันจะมีจำนวนมากและหลากหลายยิ่งขึ้น องค์กรหลายแห่งพยายามที่จะใช้รูปแบบไฟล์ที่มีการใช้ที่แพร่หลายมากที่สุด และแน่นอนว่าจะต้องมีการเรียกร้องให้มีทางเลือกการใช้งานในรูปแบบไฟล์ต่างๆ ชนิดกัน รูปแบบไฟล์ชนิด Open XML Formats, UOF, PDF, ODF, RTF, TXT, ASCII, HTML และอื่นๆ สามารถนำมาใช้เป็นโซลูชั่นได้ แต่คำถามคือ จะเลือกใช้รูปแบบใดเป็นมาตรฐานกลาง ซึ่งดูเหมือนว่าทางออกที่ดีที่สุดคือ “ใช้รูปแบบทั้งหมดรวมกัน” การนำมาใช้จริงและประโยชน์ที่จะได้รับ การ สร้างมาตรฐานให้กับเอกสารนั้นมีเป้าหมายแตกต่างกัน ผู้ใช้มีความต้องการที่หลากหลายสำหรับเอกสารที่สร้างและจัดเก็บ รวมทั้งวิธีการที่จะนำเอกสารเหล่านั้นไปใช้ก็มีผลต่อการพิจารณาถึงเรื่องการ สร้างมาตรฐานร่วมกันด้วย โดยประเด็นในการพิจารณาสำหรับการเลือกใช้ควรที่จะครอบคลุมถึง - เสรีภาพในการเลือกรูปแบบไฟล์ที่ตรงกับความต้องการของงานที่จะใช้ - รูปแบบเอกสารที่สามารถแลกเปลี่ยนกันระหว่างแอพพลิเคชั่นและระบบต่างๆ ได้ - รูปแบบเอกสารที่มีความสามารถในการใช้งานร่วมกันมากที่สุด - การรักษาเอกสารเพื่อเก็บบันทึกและรวบรวมให้เป็นระบบ - รูปแบบเอกสารที่สนับสนุนภาษาต่างๆ อย่างกว้างขวางและลดข้อจำกัดทางเทคโนโลยี - การปกป้องข้อมูลของระบบจากการลักลอบนำไปใช้โดยไม่ได้รับการอนุญาต รูปแบบไฟล์ Open Document Format กับ Open XML ใน ปี พ.ศ. 2549 มีการทดสอบรูปแบบเอกสารมาตรฐานใหม่ โดย International Standards Organization (ISO) ที่เรียกว่า Open Document Format (ODF) ซึ่งพัฒนามาจากรูปแบบเดิมที่เรียกว่า “Open Office XML Format” ที่ได้รับการรับรองจาก OASIS ให้เป็นมาตรฐานรูปแบบเอกสารในปี พ.ศ. 2548 ทั้งนี้ในฐานะที่ได้รับการออกแบบมาให้เป็นมาตรฐานของเอกสารสำหรับ Openoffice.org มาตรฐาน ODF จึงสร้างขึ้นเพื่อเป็นลักษณะสำคัญของรูปแบบเอกสารที่ช่วยให้การรับ-ส่ง ข้อมูลระหว่าง OpenOffice.org และแอพพลิเคชั่นอื่นๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะไม่เหมือนกับ Open XML ซึ่งได้รับการออกแบบมาเพื่อส่งข้อมูลใน Legacy File ต่างๆ แต่ ODF ไม่ได้รับการพัฒนาอย่างเต็มที่เพื่อนำเสนอเนื้อหาที่เคยสร้างเอาไว้แล้วใน ระบบ คือถูกออกแบบมาเพื่อแสดงข้อมูลที่สร้างจากแอพพลิเคชั่นเพียงชิ้นเดียว โดยทางคณะกรรมการ ODF Technical Committee ภายใต้ OASIS ได้ประกาศว่า Markup Language ที่ได้รับการทำให้เป็นมาตรฐานสำหรับใช้กับสูตรต่างๆ ในสเปรดชีต (เช่น SUM และ Average) นั้นอยู่นอกเหนือขอบเขตคำจำกัดความของมาตรฐาน ODF เมื่อเปรียบ เทียบกับ Open XML แล้ว ลักษณะของ ODF นั้นมีจุดเด่นที่ความสั้นและง่าย แต่ยังไม่ได้รับการพัฒนาอย่างเต็มที่เพื่อใช้นำเสนอเนื้อหาในเอกสารเก่าที่ เคยสร้างและเก็บไว้ในระบบ ในทางตรงข้ามลักษณะของ Open XML นั้นได้รับการปรับแต่งจนเต็มศักยภาพเพื่อเสนอความชัดเจนและรายละเอียดที่จำ เป็นต้องใช้เพื่อจัดการกับไฟล์ที่มีอยู่นับล้านๆ ไฟล์ในระบบ ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติที่ใช้กับสเปรดชีตด้วย นอกจากนี้ Open XML ยังมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว คือการใช้งานกับภาษาที่เป็นแบบกำหนดเอง (custom-defined data languages) ของเอกสารนั้น ความสามารถนี้คือนวัตกรรมอันสำคัญยิ่งของนักพัฒนาซอฟท์แวร์และแอพพลิเคชั่น ที่ต้องการรวบรวมข้อมูลทางธุรกิจแบบ Real-time ให้เข้ามาอยู่ในเอกสารของตนเอง หรือนักพัฒนาที่ต้องการกำกับ Tag เอกสารให้อยู่ในระบบการจัดเก็บตามแบบที่ต้องการ |
