เวลา เป็นทรัพยากรที่สำคัญอย่างหนึ่งในการทำงาน และการดำเนินชีวิตของคนเรา ในอดีตที่ผ่านมาพบว่า คนที่ประสบความสำเร็จมักจะเป็นคนที่รู้จักใช้เวลาอย่างคุ้มค่า ก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด ด้วยลักษณะเฉพาะของเวลาที่ไม่สามารถสะสม ไม่อาจหยุดนิ่ง ไม่อาจทดแทนกันได้ ทุกคนมีเวลาเท่ากัน โดยที่ทุก 1 นาที จะมีค่าเท่ากับ 60 วินาทีเหมือนกันทุกครั้ง ดังนั้น การบริหารเวลาอย่างชาญฉลาด เพื่อให้เก็บเกี่ยวประโยชน์สูงสุดจากเวลาที่เรามี จึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง และจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดก็คือ การกำหนดลำดับความสำคัญของงานหรือกิจกรรม เพื่อให้ง่ายต่อการเลือกทำ ว่าจะทำสิ่งใดก่อน สิ่งใดหลัง ตามลำดับความสำคัญ
การจัดลำดับความสำคัญเพื่อให้ใช้ประโยชน์จากเวลาอย่างมีประสิทธิผลมากที่สุดมีอยู่ 2 ขั้นด้วยกัน
1. แจกแจงสิ่งที่จำเป็นต้องทำ
2. จัดลำดับความสำคัญจากรายการนั้น
สำหรับขั้นตอนการจัดลำดับความสำคัญนั้น เราสามารถแบ่งความสำคัญได้เป็น 3 ระดับ คือ
- ความสำคัญลำดับแรก "ต้องทำ" เป็นงานหรือกิจกรรมที่มีความสำคัญหรือเร่งด่วน เช่น เกี่ยวกับความต้องการของลูกค้าสำคัญ เกี่ยวกับผู้บริหารโดยตรง ถึงกำหนดส่งงาน หรือเกี่ยวกับโอกาสที่จะประสบความ สำเร็จ
- ความสำคัญลำดับที่ 2 ทำ" เป็นงานหรือกิจกรรมที่มีความสำคัญระดับกลางๆ ไม่จำเป็นมากนัก หรือยังไม่ถึงกำหนดส่งงาน
- ความสำคัญลำดับที่ 3 "ดีถ้าจะทำ"เป็นงานหรือกิจกรรมที่มีความสำคัญน้อยที่สุด อาจเป็นเรื่องไม่เร่งด่วน รอได้ หรือเกี่ยวข้องกับความสนใจ สนุกสนาน หรืออาจจะไม่ทำ เลื่อน หรือจัดไว้ว่า "มีเวลาจึงทำ"
วิธีการข้างต้นนั้น สามารถยืดหยุ่นได้ ขึ้นอยู่กับวันที่ได้แจกแจงงานต่างๆ ไว้ การจัดลำดับความสำคัญของงานเปลี่ยนแปลงได้ตลอด งานที่จัดลำดับความสำคัญไว้เป็นลำดับ 2 ของวันนี้ อาจขึ้นมาเป็นงานสำคัญลำดับแรกของวันพรุ่งนี้ได้ หากถึงกำหนดที่ต้องส่ง ส่วนงานที่จัดไว้เป็นลำดับแรก อาจต้องกลายเป็นลำดับที่ 3 ได้ หากไม่อาจทำได้สำเร็จในช่วงเวลานั้นและนี้คือเครื่องมือที่ใช้ในการวางแผน ระยะสั้นที่เรียกว่า "ใบบันทึกการวางแผนรายสัปดาห์"
เคล็ดลับ 5 ประการสู่การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
1. แจกแจงรายการ และจัดลำดับความสำคัญของวัตถุประสงค์รายสัปดาห์
2. ทำรายการสิ่งที่จะทำรายวัน และจัดลำดับความสำคัญของรายการนั้น
3. ทุ่มเททำในสิ่งที่คุณให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก
4. ทำงานเอกสารในแต่ละครั้งเพียงเรื่องเดียว
5. ถามตัวเองเสมอว่า "เราจะใช้เวลานี้ทำอะไรให้เกิดประโยชน์ได้มากที่สุด" แล้วทำตามนั้น
